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(letzte Änderung: Donnerstag, 02 Juli 2009)

 

Unsere Lösung zur gesetzeskonformen Archivierung von Email

Mails korrekt archivieren

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Inhaltsverzeichnis

ð Lösungen zur gesetzeskonformen Archivierung von Emails

 

 

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Gesetzliche Rahmenbedingungen (Quelle teilweise Wikipedia, Stand Juni 2009)

Steuerrechtliche Bestimmungen, namentlich aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz, sowie bilanzrechtliche Vorschriften verpflichten Unternehmen und Kaufleute zur Sammlung und Aufbewahrung bestimmter relevanter Unterlagen. Für den Bereich des Steuerrechts hat das Bundesministerium der Finanzen die Verpflichtung zur Archivierung digitaler Unterlagen in einem Rundschreiben vom 16. Juli 2001 konkretisiert (siehe auch Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu.

Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben wird mit Bußgeld von bis zu 250.000 Euro sanktioniert und kann, gerade in steuerlichen Angelegenheiten, weitere gravierende Konsequenzen haben. Wichtig ist deshalb eine zertifizierte Lösung, die die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben für Unternehmen sicher gewährleistet.

Bedeutung der GDPdU für das Postgeheimnis

In der Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (GDPdU) wird definiert, dass ein 'steuerlich relevantes Dokument' z. B. eine Rechnung, die in elektronischer Form bei einem Steuerpflichtigen eingegangen ist, ebenso zu dokumentieren und abzusichern ist wie eine normale, postalische Rechnung. Wird eine Rechnung als Anhang an eine E-Mail verschickt oder empfangen, so bedeutet dies:

  • Der Empfänger/Versender muss jedes dieser elektronischen Dokumente – und als solches ist auch eine E-Mail zu verstehen – rückholbar abspeichern.
  • Der Empfänger/Versender muss die Integrität der Daten prüfen und das Ergebnis dokumentieren.
  • Der Empfänger/Versender muss die Rechnung auf einem Trägermedium speichern, das Änderungen nicht mehr zulässt.
  • Der Empfänger/Versender muss den Eingang der steuerlich relevanten Daten und ihre weitere Verarbeitung und Archivierung protokollieren.
  • Der Empfänger/Versender muss sicherstellen, dass die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) entsprechen.

Bei einer etwaigen Betriebsprüfung muss ein unmittelbarer Lesezugriff, ein Zugriff über Auswertungen und die Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten ermöglicht werden.

Die Frage, welches ein steuerlich relevantes Dokument ist oder nicht, entscheidet im Zweifel das Finanzamt, und es ist möglich, dass alle E-Mails als steuerlich relevante Dokumente klassifiziert werden können. In der Konsequenz bedeutet dies für das Unternehmen die Verpflichtung, alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch zu speichern. Auch private, von Mitarbeitern versendete oder empfangene E-Mails würden dann in einem Archivierungssystem abgelegt und einem Betriebsprüfer zugänglich sein. Eingriffe seitens der Mitarbeiter, z. B. Löschungen oder Veränderungen, in dieses System müssten konsequenterweise unterbunden werden.

Das Problem: Eine automatische Abspeicherung und der Zugang zu privaten E-Mails von Mitarbeitern könnte das Postgeheimnis, welches als Grundrecht im Artikel 10 des Grundgesetzes verankert wurde, verletzen. E-Mails gehören per Definition zu der Kategorie „Brief“ und unterliegen diesem Grundrecht. Daher kann eine automatisierte E-Mail-Sicherungsmaßnahme in einem Unternehmen nur durch eine vertragliche Vereinbarung mit den Mitarbeitern oder mit der Zustimmung eines vertretungsberechtigten Betriebsrates erlaubt werden. Eine andere Möglichkeit ist die Durchsetzung eines allgemeinen Verbots privater E-Mail-Kommunikation von Seiten der Geschäftsleitung.

Unsere Lösung für Sie

Reibungslose Geschäftsabläufe sind auch in kleinen und mittleren Unternehmen ohne die Korrespondenz per E-Mail nicht mehr denkbar. Diese hohe Abhängigkeit hat jedoch Nachteile, wie wachsende Speicheranforderungen bei begrenzten Kapazitäten, regelmäßig erforderliche Backups, problematische PST-Dateien, Schwierigkeiten beim Abruf älterer E-Mails oder auch strenge gesetzliche Compliance- und eDiscovery-Vorgaben. All diese Herausforderungen müssen effektiv bewältigt werden – andernfalls drohen schwerwiegende Konsequenzen.

Mit unseren Lösungen zur Archivierung und Verwaltung der über Microsoft Exchange Server laufenden E-Mail-Kommunikation lassen sich erforderliche Aufgaben zentral lösen. Die führende Lösung zur Langzeitsicherung von E-Mails in KMU (kleinen und mittleren Unternehmen) ist bereits bei über 10.000 Kunden weltweit im Einsatz. Administratoren können sämtliche elektronische Firmenkorrespondenz in Einklang mit der wachsenden Anzahl an Archivierungsvorschriften (E-Mail-Compliance und eDiscovery) dauerhaft sichern und effizient verwalten. Sie sorgt zudem für eine bedeutende Entlastung des Exchange-Servers und eine weitaus geringere Abhängigkeit von PST-Dateien. Neben ihrer leichten Handhabung überzeugt die Lösung nicht zuletzt auch mit marktweit niedrigsten Preisen und durchläuft zurzeit Tests für die GDPdU-Zertifizierung und wird in Kürze voraussichtlich vollständig GDPdU-konform sein.

 Update! Die Zertifizierung besteht ab Juni 2009!

Endanwendern steht die intuitive Suchoberfläche für archivierte E-Mails in folgenden Sprachen zur Verfügung: Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Arabisch, Chinesisch (vereinfacht), Chinesisch (traditionell), Tschechisch, Hebräisch, Japanisch, Koreanisch und Russisch. Die Verwaltungskonsole für Administratoren ist auf Englisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch und Russisch abrufbar.

Dank unserer Lösungen wird sämtliche E-Mail-Korrespondenz schnell zugänglich in einer zentralen Datenbank gespeichert. Archivierte Nachrichten können bequem von Anwendern abgerufen werden – entweder direkt über Microsoft Outlook oder per Webbrowser. Die schlanke Outlook-Integration kommt im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen ohne Stubs (Platzhalter) aus – ein Novum bei Lösungen dieser Art.

Entscheidungsträger erhalten per Überwachungsfunktionalität die Möglichkeit, jegliche Firmen-E-Mail im Rahmen der E-Mail-Compliance und eDiscovery zeitnah offenzulegen und können auch die Unversehrtheit von Nachrichten nachweisen.

Vorteile für Entscheidungsträger

  • Ermöglicht einen bedarfsgerechten, raschen Zugriff auf E-Mails zur Offenlegung bestimmter Kommunikation (eDiscovery), zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften, zur firmeninternen Überprüfung oder zur Überwachung der Mitarbeiterkorrespondenz
  • Bietet Sicherheit bei Rechtsstreits mit Kunden
  • Stellt eine Überwachungsfunktionalität bereit, um Echtheit und Unversehrtheit archivierter E-Mails zu gewährleisten
  • Erlaubt die vollständige und sichere Archivierung sämtlicher Firmen-E-Mails

Vorteile für Netzwerkadministratoren

  • Ermöglicht Anwendern den Abruf archivierter E-Mails über Microsoft Outlook und kommt ohne problematische Stubs aus
  • Unterstützt die Verkleinerung des Nachrichtenspeichers und eine höhere Exchange-Server-Performance
  • Mindert die Abhängigkeit von fehleranfälligen und schwer verwaltbaren PST-Dateien
  • Erlaubt die Archivierung älterer, aktueller und zukünftiger E-Mails in einer oder mehreren Datenbanken – ein aufwändiges Sichern von PST-Dateien jedes einzelnen Mitarbeiter-PC ist nicht länger erforderlich
  • Bietet eine intuitive Konfigurierung und differenzierte Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung

Vorteile für Mitarbeiter

  • Ermöglicht den Zugriff auf archivierte Nachrichten bequem aus Microsoft Outlook heraus oder per Web-Oberfläche
  • Erlaubt den On-Demand-Abruf älterer und gelöschter E-Mails – inklusive vollständigem Diskussions-Thread
  • Bietet eine erweiterte E-Mail-Suche und die Speicherung von Suchanfragen
 

Warum unsere Mail-Archivierung ?



  • Zertifizierung als GDPdU-konform
  • Bietet Microsoft-Outlook-Integration für einen einfachen, schnellen Zugriff auf archivierte E-Mails durch Mitarbeiter
  • Ermöglicht eine zentrale Archivierung für E-Mail-Compliance, eDiscovery und firmeninterne Überprüfungen
  • effiziente E-Mail-Backups für leichtes Wiederauffinden und schnelles Wiederherstellen des Originalzustands von Nachrichten
  • Entlastet den Exchange-Nachrichtenspeicher und steigert die Leistung des Mailservers
  • Mindert den Wartungsaufwand für PST-Dateien
  • Im Einsatz bewährt: beliebteste Archivierungslösung zahlreicher IT-Administratoren weltweit

 

Neben der kosteneffizienten Archivierung von E-Mail-Korrespondenz hilft unsere Lösung Unternehmen zudem bei der Erfüllung von Archivierungsrichtlinien und -gesetzen wie den deutschen GDPdU, dem schweizer Obligationsrecht (Art. 957), dem Sarbanes-Oxley Act, dem E-Comm Act 2000, dem Enterprise Act 2002 sowie der Spezifikation für ISM-Systeme BS7799-2:2992.