Risiken und Konsequenzen beim Einsatz illegaler Software

• Rechtliche Folgen
  
  Jeder, der illegal Software kopiert oder raubkopierte Software einsetzt, handelt rechtswidrig. Die Konsequenzen können hohe Geldstrafen und Schadensersatzansprüche sein. Unternehmensleiter oder DV Verantwortliche, die glauben, Urheberrechtsverstöße seien nicht nachweisbar oder Verantwortliche nicht haftbar zu machen, täuschen sich.
  
  Wie entdecken Software-Hersteller Urheberrechtsverletzungen? Mittels Werbung, Presseberichterstattung und Direkt Mailings wird die Öffentlichkeit sensibilisiert. Die BSA erhält über ihre Hotlines weltweit Hinweise über Urheberrechtsverletzungen von Mitarbeitern oder ehemaligen Angestellten betroffener Firmen, die sie dann entsprechend verfolgt.
  
  Ein Unternehmen, das illegal Software einsetzt, muss mit rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen rechnen.
  
  Die Hersteller selbst arbeiten weltweit mit Anwaltskanzleien zusammen, um illegalen Software-Einsatz international ahnden zu können. Gezielte Aktionen im Handel decken auch hier beim Vertrieb und Verkauf von Software immer wieder Verstöße auf, gegen die rechtliche Schritte eingeleitet werden können.
  

• Wirtschaftliche Folgen
  
  Erwerben Sie illegale Software, so haben Sie keine Garantie, dass Ihr Programm einwandfrei und zuverlässig arbeitet. "Glück" für den, dessen Software "nur" schlecht läuft. Hilfestellung durch den Hersteller können Sie dann allerdings nicht erwarten. Umfassenden Support erhalten Sie nur mit lizenzierter Software. Pech jedoch für den, dessen Raubkopien das System beschädigen oder durch eingeschleppte Viren komplett zerstören.
  
  
• Weitere Konsequenzen Der Einsatz nicht lizenzierter Software hat weitere Konsequenzen:
  • Erheblicher Imageverlust bei nachgewiesenen Urheberrechtsverstößen oder Anklagen.
  • Unternehmensleitung und Management die unwissend billigend oder fördernd illegale Software einsetzen, werden von der BSA zur Verantwortung gezogen.
  • Kein Anrecht auf Produktgarantien oder preisreduzierte Updates.
  • Fehlen von Handbüchern, Bedienungsanleitungen und Produkt-Support.
  • Keine Original-Datenträger. Software- Fehler können daher nicht entdeckt und behoben werden.

Konsequentes Software-Management in der Praxis

Software ist ein Wert, den es sorgfältig und konsequent zu verwalten gilt, um ein Maximum an Rendite zu erzielen. Nicht zuletzt darum zählt Software-Verwaltung zu den wichtigen Managementaufgaben im Unternehmen.

Das sollten Sie beachten:

• Kaufen Sie Software-Programme nur von einem seriösen Fachhändler. Prüfen Sie auch Niedrigpreisangebote, um nicht illegale Software zu erwerben.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie für die gekaufte Software eine Lizenznummer erhalten. Für jede Software-Kopie ist eine Lizenz notwendig.
• Lizenzverträge sind von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich. Bitten Sie Ihren Händler, Ihnen die Verträge im einzelnen zu erklären.
• Verwahren Sie Original-Disketten und CDs sowie die dazugehörigen Handbücher.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an den Hersteller oder rufen Sie die BSA an.

Für mehr Akzeptanz und Effizienz: Eine Anleitung in 4 Schritten

• Was brauchen Sie?
  
  Die erste Frage, die Sie im Unternehmen stellen sollten, lautet: "Welche Software wird benötigt?" Die Antwort hilft Ihnen, Ihren Software-Bedarf genau festzustellen, und schließlich beim Kauf die richtige Wahl zu treffen.
  
  Erstellen Sie für jeden Mitarbeiter und jeden Computer eine Bedarfsanalyse (s. dazu ein Vorschlag im Anhang). Ihre Analyse sollte folgende Fragen beantworten:
  
  • Setzen Sie Ihre Software effizient genug ein?
  • Sind Ihre Mitarbeiter mit der derzeit eingesetzten Software zufrieden?
  • Gibt es ggf. andere Computerprogramme, mit denen Ihre Mitarbeiter besser und wirtschaftlicher arbeiten können?
  • Besitzen Sie Software-Programme, die Sie nicht mehr nutzen?

So erhalten Sie ein individuelles, auf jeden einzelnen Computerarbeitsplatz zugeschnittenes Anforderungsprofil. Sie sind nun in der Lage zu entscheiden, ob Mitarbeiter alternative oder zusätzliche Software benötigen.

• Was haben Sie?
  
  Im nächsten Schritt prüfen Sie, welche Programme installiert und wie viele davon korrekt lizenziert sind:
  
  • Erstellen Sie eine Inventurliste aller in Ihrem Unternehmen befindlichen Computer. Zählen Sie Macs, PCs, Server und Laptops sowie auch Computer, die derzeit nicht in Betrieb sind. Beziehen Sie dabei alle Unternehmensstandorte ein. Nehmen Sie ebenfalls Heimcomputer in Ihre Liste auf, die mit firmeneigener Software bestückt sind. Zusätzlich sollten Sie Modell, Seriennummer, Standort und Namen der regelmäßigen Nutzer in Erfahrung bringen.
  • Erstellen Sie eine Inventurliste der gegenwärtig eingesetzten Software. Der Handel bietet eine Reihe von Software Tools, die Sie bei der Bestandsaufnahme unterstützen.
    

  In welcher Form auch immer Sie die Bestandsaufnahme durchführen, Sie sollten für jede einzelne Software-Kopie folgendes festhalten:

  • Name des Programms
  • Software-Version
  • Seriennummer
    

Um so größer Ihr Unternehmen, um so umfangreicher und zeitintensiver gestaltet sich auch Ihre Bestandsaufnahme. Bevor Sie beginnen, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, während dieser Zeit keine zusätzliche Software zu laden, Programme zu löschen oder zu kopieren.

• Erstellen Sie eine Liste aller vorhandenen Software-Unterlagen, das heißt von allen:
  
  • Lizenz-Verträgen
  • Original-Datenträgern
  • Rechnungen und sonstigen Kaufnachweisen über Softwareprogramme, einschließlich Rechnungen für Computer, die bereits beim Kauf mit Software ausgestattet waren.
  • Original-Handbüchern und Referenzdokumentationen

• Haben Sie diese Angaben zusammengetragen, so erhalten Sie nun ein genaues Bild über die in Ihrem Unternehmen installierten Programme sowie über deren ordnungsgemäßen Einsatz. Ein Vergleich beider Listen zeigt, welche Software derzeit korrekt lizenziert ist. Achten Sie auch darauf, ob mehrere User gleichzeitig ein Programm nutzen und ob dafür ebenfalls entsprechende Lizenzverträge vorliegen.

Haben Sie in Bezug auf Ihre Lizenzen noch Fragen, so wenden Sie sich an den jeweiligen Software-Hersteller.

Das sollten Sie zusätzlich beachten:

• Upgrades:

Ihr Upgrade ist nur dann rechtmäßig lizenziert, wenn Sie für die erweiterte Software-Version eine Lizenzbescheinigung besitzen.

• Certificate of Authenticity:
  Ein Echtheitszertifikat ist keine Lizenz. Bestehen Sie auf einer Orignallizenzbescheinigung.

• Originale Datenträger:
  Der Besitz einer Diskette oder einer CD alleine ist noch keine Bestätigung einer Lizenz. Viele Hersteller bieten bei größeren Bestellungen Mehrfachlizenzen. Sie erhalten dann nur ein Paket und dazu einen Lizenzvertrag, in dem die Anzahl der Kopien, die installiert werden dürfen, festgehalten ist. Sie müssen sich auf jeden Fall den Lizenzvertrag aushändigen lassen und dürfen nur so viele Kopien installieren, wie der Vertrag vorschreibt.
  

Was nun?

Jetzt, wo Sie wissen, welche Programme lizenziert sind und welche nicht, sind Sie bestens gewappnet, strafrechtlichen und finanziellen Risiken aus dem Weg zu gehen.

Zuerst löschen Sie alle Software-Kopien, für die keine Lizenzen oder andere Berechtigungsnachweise vorgelegt werden konnten. Im zweiten Schritt vergleichen Sie Ihre verbleibende Software mit Ihrer Bedarfsanalyse. Wenn Sie feststellen, dass noch zusätzlicher Software-Bedarf besteht, kaufen Sie diese Programme. Außerdem ist jetzt der richtige Zeitpunkt, zukünftige Entwicklungen im Blick zu haben und entsprechend vorzubereiten. Plant Ihr Unternehmen beispielsweise im Laufe des Jahres neue Mitarbeiter einzustellen, so müssen Büroräume, Möbel etc. bereitgestellt werden. Gleichzeitig sollten Sie aber auch darüber nachdenken, welche Software für die neuen Mitarbeiter benötigt wird. Sie sollten diese Posten in Ihre Budgetplanungen einbeziehen.

Und weiter?

Software-Management ist ein kontinuierlicher Prozess. Sie haben, wenn Sie bis jetzt den Schritten gefolgt sind, in Ihrem Unternehmen eine gute Basis geschaffen und müssen nun mit dem Festlegen von Richtlinien und Verhaltensweisen die weitere Einhaltung der Lizenzbestimmungen sichern. Es ist wichtig, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, wie ernst Sie die ordnungsgemäße Software-Verwaltung nehmen. Folgende Maßnahmen sind darum zu empfehlen:

• Bestimmen Sie einen DV-Beauftragten.
  Er sollte einen detaillierten Maßnahmenkatalog erarbeiten und dafür Sorge tragen, dass die Software in Ihrem Unternehmen ordnungsgemäß verwaltet wird. Die Bestandslisten, die für die erste Prüfung vorbereitet wurden, sollten beispielsweise regelmäßig weitergeführt werden, um auch weiterhin über neue Computer, Software und Lizenzen, Upgrades und nicht benötigte Software informiert zu sein. Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte, so sollte der DV-Beauftragte auch dort Verantwortliche bestimmen, die entsprechende Verwaltungspflichten übernehmen und Bericht erstatten.

• Überprüfen Sie mindestens einmal im Jahr Ihre Computer. Ihr Fachhändler berät Sie sicher gerne dabei.

• Koordinieren Sie Anforderungen und Kauf von Software mit Ihrem DV-Beauftragten. Lassen Sie alle Käufe hinsichtlich der mitgelieferten Dokumentationen kontrollieren. Überprüfen Sie ebenfalls alle Installationen in Bezug auf ihre entsprechende Lizenzierung.

• Veranlassen Sie von Zeit zu Zeit Einzelprüfungen von Computern und installierter Software in Ihrem Unternehmen.

• Ihre Mitarbeiter sollten eine Verpflichtungserklärung mit internen Richtlinien unterschreiben, in der sie ihr Einverständnis mit den Bestimmungen bezüglich des legalen Einsatzes von Software bestätigen. Einen entsprechenden Textvorschlagfinden Sie im Anhang. Jeder neue Mitarbeiter sollte ebenfalls als Teil seines Arbeitsvertrages diese Verpflichtung unterschreiben.

• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig über die Urheberrechtsbestimmungen und Unternehmensrichtlinien.
  

Illegale Software: vorbeugende Maßnahmen

Es gibt zahlreiche Wege, auf denen illegale Software in Ihr Unternehmen gelangen kann. Das Wissen um die gefährdeten Bereiche und frühzeitiges Erkennen von illegaler Software bieten den besten Schutz. Wir haben die gängigsten Formen von Software-Piraterie zusammengefasst.

Gefälschte Software

Fälschen ist das illegale Kopieren und Verkaufen von urheberrechtlich geschütztem Material mit dem Ziel, die geschützte Software zu imitieren. Software-Fälscher fertigen dabei vom Diskettenlabel bis zur Verpackung dem Original alles täuschend nach. Ebenso produzieren sie Lizenzverträge, Echtheitszertifikate und Handbücher. Diese Fälschungen sind oft nur schwer von Original- Software zu unterscheiden.

Was können Sie tun?

Überprüfen Sie sorgfältig die Echtheit der erworbenen Software. Kaufen Sie nur bei einem renommierten Fachhändler, und checken Sie Lizenzen und Dokumentationen direkt beim Kauf.

Illegale Software im Unternehmen

Es kommt häufig vor, dass Unternehmen oder auch Einzelpersonen unerlaubt Kopien erstellen, indem sie:

• Eine Diskette verwenden, um ein Programm auf mehrere Computer zu installieren
• Disketten oder CDs zur Vervielfältigung und Verteilung kopieren
• Upgrade-Angebote nutzen, ohne dass sie für die erweiterte Version eine legale Kopie besitzen
• Illegale Software aus dem Internet laden
• Datenträger innerhalb und außerhalb des Arbeitsplatzes austauschen.

Ob in großen multinationalen Unternehmen, kleinen und mittelständischen Firmen, Universitäten, Behörden oder anderen öffentlichen Einrichtungen, diese Formen der Software-Piraterie sind überall anzutreffen.

Was können Sie tun?

Überprüfen Sie zum Zeitpunkt des Kaufs bzw. der Installation sorgfältig die Lizenzbestimmungen, weil die Nutzungsverträge von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich sind. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den legalen Softwareeinsatz, und bitten Sie sie, eine entsprechende Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensleitlinien zu unterschreiben.

Gold CD-ROM

Eine "Gold" CD-ROM ist eine CD, auf der raubkopierte Software-Programme geladen sind. Diese CDs sind oftmals zusammengestellte CDs, die Software im Wert von einigen tausend Mark enthalten, jedoch zu Niedrigstpreisen verkauft werden. Sie gelangen über Schwarzmarktkanäle auf den Markt. Im Gegensatz zu gefälschten CDs, die Legalität zu suggerieren versuchen, wissen Käufer von "Gold" CDs, dass sie illegale Software erworben haben.

Was können Sie tun?

Sie sollten sicherstellen, dass alle Installationsdisketten Originaldisketten sind. Prüfen Sie kritisch Niedrigpreisangebote. Handgeschriebene Labels oder Verpackungen minderer Qualität sind ein Alarmzeichen.

Hard Disk Loading

Unseriöse Händler bieten ihren Kunden als Kaufanreiz einen PC an, bei dem die Software illegal auf die Festplatte geladen wurde, ohne dass der Kunde die Datenträger und zugehörige Lizenzunterlagen erhält. Auch das verstößt gegen das Gesetz. Vielfach vertrauen die Kunden ihren Händlern und wissen gar nicht, welche Risiken damit verbunden sind. Das Hard Disk Loading darf nicht verwechselt werden mit rechtmäßig vorinstallierter Software. Diese basiert auf entsprechenden Vereinbarungen zwischen Softwareunternehmen und Computerherstellern.

Was können Sie tun?

Vergewissern Sie sich, dass Hard- und Softwareeinkauf von Ihrem DV-Beauftragten koordiniert werden. Kaufen Sie nur bei einem renommierten Fachhändler, und lassen Sie sich beim Kauf neuer Hard- und Software alle Original-Lizenzen, - Disketten und -Dokumentationen aushändigen. Wenn die Software bereits vorinstalliert ist, stellen Sie sicher, dass Sie Lizenzverträge, Handbücher usw. erhalten.

Illegale Software in Client/Server Umgebungen

Viele Unternehmen, die von Einzelcomputerarbeitsplätzen auf vernetzte Umgebungen umsteigen, verlassen sich bei der Umstellung auf Systemhäuser oder Beraterfirmen. Oft wird dabei auch raubkopierte Software auf den Server geladen. Doch auch hier gelten klare Lizenzvorschriften, die Sie einhalten müssen, um sich nicht strafbar zu machen. Entsprechende Lizenzen genehmigen die Installierung eines Softwareprogrammes bei mehreren Nutzern, jedoch nur so viele, wie der Vertag vorsieht.

Überschreiten Sie die Zahl der erlaubten User, so handeln sie illegal. Der Besitz der Originalsoftware heißt nicht, dass die Zahl der Nutzer beliebig ist.

Was können Sie tun?

Koordinieren Sie alle Soft- und Hardwarekäufe über Ihren DV-Beauftragten. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Software- Lizenzen für jeden einzelnen Computerarbeitsplatz - auch für zukünftige - vorhanden sind. Wenn die Software auf den Server geladen wird, muss sichergestellt sein, dass die entsprechenden Lizenzverträge vorliegen und nicht mehr als die vereinbarte Nutzerzahl Zugriff auf den Server hat. Lassen Sie sich genau informieren, welche Art und welche Anzahl von Lizenzen für die jeweilige Client/Server-Software notwendig sind.

Wenn Sie das Software-Management System-Häusern oder anderen Beraterfirmen überlassen, arbeiten Sie bitte nur mit renommierten Unternehmen zusammen, um sicher zu sein, dass Original-Disketten und -Dokumentationen für die installierte Software verwendet wurden.

Illegale Software über das Internet

Seitdem der Zugang zum Internet auch am Arbeitsplatz immer selbstverständlicher geworden ist, wächst in zunehmendem Maße auch die Zahl der Urheberrechtsverstöße via Internet. Wer ohne Genehmigung Softwarekopien über das Internet lädt, verstößt gegen das Urheberrechtsgesetz, dies ist gleichzusetzen mit dem illegalen Kopieren einer Diskette oder CD. Natürlich gibt es Software, meist für eingeschränkte Zwecke, die über das Internet geladen werden darf, doch muss dafür eine ausdrückliche Erlaubnis vorliegen.

Was können Sie tun?

DV-Beauftragte sollten sorgfältig darauf achten, dass Mitarbeiter nicht wahllos Software down/up loaden und auf diese Weise das Unternehmen gefährden. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, was über das Internet geladen werden kann.